Generelt gælder det, at der skal underskrives en fortroligheds- og tavshedserklæring for at få adgang til fortrolige data i Grønlands Statistik.
Karakteristisk for mikrodatasæt til forskningsprojekter er, at data opbevares i Grønlands Statistik. En autoriseret bruger har adgang til disse, men må ikke hjemtage dem til egen pc. Datasættet må kun indeholde de for projektet nødvendige data, og de kan kun stilles til rådighed for brugeren i af-identificeret form, altså uden formelle identifikationer af nogen art og kun i en tidsbegrænset periode. Der stilles ikke krav om fuld anonymisering, men en vis yderligere diskretionering kan dog vise sig nødvendig, hvis genkendeligheden er for åbenbar.
Det kan fx være tilfælde i analyser, som kun omfatter meget små populationer, eller analyser, der har behov for at opdele populationen i små geografiske enheder. I sådanne tilfælde kan der være behov for at aggregere eller helt fjerne oplysninger i datasættet.
Eventuel anvendelse af løbenumre med henblik på sammenkædning af data fra flere forskerdatasæt vedrørende samme projekt skal ske på en sådan måde, at numrene ikke kan henføres til andre datasæt eller registre.
Der gives kun adgang for forsknings- og analysemiljøer, der er autoriseret af Grønlands Statistiks Statistikchef. Kun mere varige forsknings- og analysemiljøer med en ansvarlig chef og flere forskere/analytikere kan autoriseres, idet sanktioner ved brud på reglerne ellers vil være uden større effekt.
For personstatistiske forskningsprojekter lægges vægt på, at projektmedarbejderne ikke direkte er involveret i administrative opgaver, der i andre sammenhænge behandler den samme personkreds. Fx vil det administrative personale i en kommune ikke kunne autoriseres.
Som udgangspunkt autoriseres Grønlandske Departementer, fx Finansdepartementets Lovmodelgruppe, Forskningsinstitutioner, Universitet, Styrelser, Grønlandsbaserede konsulenter samt miljøer autoriseret af Danmarks Statistik.
For at give autorisation foretager Grønlands Statistik en konkret bedømmelse af ansøgerens troværdighed som databruger. For en Grønlandsk baseret konsulent indgår dennes CV i vurderingen.
-
Konsulentfirmaer kan autoriseres, men kan som udgangspunkt ikke få adgang til mikrodata, der indeholder virksomhedsdata. Statistikchefen
kan dog give dispensation til konsulentfirmaer, der udfører udredning eller
forskning for en offentlig myndighed eller en interesseorganisation, som er
autoriseret, hvis denne opgavestiller skriftligt står inde for sikkerhedsmæssig
korrekt anvendelse af data.
Grønlandske forskere, som i en periode arbejder i udlandet, men som er tilknyttet et autoriseret grønlandsk forskningsmiljø, kan på forskningsmiljøets ansvar etablere ekstern elektronisk adgang fra sin forskningsplads i udlandet.
Udenlandske forskere kan få adgang til mikrodata via en autoriseret institution på den pågældende institutions ansvar.
Der kan kun gives adgang til afidentificerede data, dvs. data, hvor alle identifikationsoplysninger som navn, identifikationsnummer og adresse er fjernet. Adgang gives under ”need-to-know” princippet, dvs. at man kan få adgang til de data, som er påkrævet til formålet. Forsknings- og analysemiljøerne skal derfor dokumentere, at det ønskede dataindhold og projektbeskrivelsen står i rimeligt forhold til hinanden.
Som udgangspunkt har autoriserede forskere adgang til alle typer person- og virksomhedsdata med de begrænsninger, der følger af ovenstående regler om konsulentfirmaer og andre enkeltvirksomheder samt need-to-know princippet. Dog gælder det for de afidentificerede virksomhedsdata, at der først gives adgang til dem et år efter referenceperioden eller referenceåret, afhængig af oplysningernes art. Detaljerede produktdata om enkeltvirksomheder underkastes en diskretionering, før de stilles til rådighed.
Grønlands Statistiks beskedne størrelse betyder, at adgang til mikrodata for forskere er en lavere prioriteret serviceopgave for Grønlands Statistik, idet opgaven med at gennemføre årets arbejdsplan, som vedtaget af Bestyrelsen, samt eventuelle opgaver for Naalakkersuisut og Inatsisartut altid vil have prioritet. Det betyder i praksis, at alle kan få løst deres opgave, men med en tidshorisont, der ikke på forhånd kan garanteres.
Grønlands Statistik tildeler en adgangskode til hvert projekt, som den projektansvarlige deler med alle projektets deltagere.
Mikrodatasæt eller dele heraf må ikke overføres til opbevaring uden for
Grønlands Statistiks server.
Udskrivning af individoplysninger må ikke finde sted.
Analyser til brug for Selvstyrets løbende lovforberedende arbejde stiller helt særlige krav til dataadgang, som Grønlands Statistik søger at imødekomme med en speciel ordning:
Lovmodellen er et redskab, der har til formål at belyse de umiddelbare budget- og fordelingsvirkninger af for eksempel reformer på skatte-, pensions- og boligområderne. Den er kun tilgængelig for betroede medarbejdere i Finansdepartementet, som har til opgave at foretage sådanne beregninger. En central del af Lovmodellen er de såkaldte modelbefolkninger, som er af-identificerede, samkørte mikrodata fra en lang række af Grønlands Statistiks registre, tilsat mikrodata fra andre kilder på nogle områder.
Modelbefolkningerne forlader aldrig Grønlands Statistiks servere, men de registrerede brugere har fjernadgang til dem.
Lovmodellen kan få udleveret de bearbejdede mikrodata i Grønlands Statistiks statistikregistre samt tildelingskriterierne, når sådanne findes i inddatamaterialet, men ikke bearbejdes af Grønlands Statistik.
Lovmodellen er et vigtigt samarbejdsarrangement mellem Grønlands Statistik og Finansdepartementet som repræsentant for Selvstyrets departementer. Det er et specielt arrangement, hvor en velafgrænset kreds af privilegerede brugere får adgang til fortrolige og detaljerede data. Data kan være sammenkørt på mange ledder, herunder longitudinalt.
Formålsafgrænsningen er til gengæld helt klart aftalt til kun at omfatte lovforberedende arbejde, og Lovmodelgruppen kan således ikke offentliggøre statistikker baseret på modelbefolkningerne eller anvende data administrativt.
Need-to-know princippet gælder også her, men på en generel måde, idet der under denne ordning kan stilles oplysninger til rådighed, som generelt kan siges at være nødvendige til lovforberedende analyser. Hvilke oplysninger, det drejer sig om, aftales mellem Grønlands Statistik og Finansdepartementet.
På grund af det generelle formål er det meget omfattende og tværgående data, der er tale om. Til gengæld er det en ufravigelig betingelse, at ordningerne kun bruges til disse analyser, og de må ikke bruges til administrative formål eller løbende statistikproduktion. Det er også en konsekvens, at data kun må bruges af autoriserede medarbejdere i Lovmodelgruppen. Departementscheferne har ansvaret for, at reglerne overholdes, og at der ikke sker misbrug af oplysningerne.
Finansdepartementet finansierer fuldt ud denne opgave som en rekvireret opgave, for hvilken der betales særskilt.